Dokumen Microsoft Word mungkin akan ditampilkan berbeda pada sistem yang berbeda karena adanya perbedaan antar sistem, terkadang kita mengatakan bahwa formatnya rusak / amburadul. Membuat file dokumen Microsoft Word yang sama/identik terkadang diproses dengan hasil yang berbeda.
Saya memiliki dokumen yang dibuat menggunakan Ms. Word dan memiliki 226 halaman. Ketika saya mengirimnya ke teman saya, yang menggunakan versi Word yang lebih baru, tampilannya sangat berbeda dan memiliki lebih dari 330 halaman. Bagaimana saya bisa mengirim dokumen kepada klien dengan tampilan yang sama? Juga, mereka menginginkan versi PDF, yang tidak terlihat seperti dokumen Word. Bagaimana saya bisa membuat dokumen Word terlihat seperti PDF?
Dokumen Ms. Word memang tidak pernah dimaksudkan untuk didistribusikan kepada orang lain untuk dibaca. Teman anda benar, itulah gunanya PDF, agar mereka mendapat tampilan dokumen yang sama.
Singkatnya, hal ini membicarakan tentang tampilan, cetakan, atau printer.
Beda Printer, Beda Cetakan
Pengolah kata seperti Ms. Word pada umumnya dirancang untuk menghasilkan dokumen yang siap dicetak di tempat yang sama. Ketika Ms. Word menampilkan dokumen dalam print layout atau page view, hal tersebut menggunakan karakteristik printer yang saat ini dipilih untuk menentukan seperti apa dokumen itu ketika dicetak.Karakteristik printer sangat bervariasi. Margin default, ukuran kertas, dan perbedaan lainnya dalam kemampuan maupun konfigurasi mungkin dapat membuat dokumen tampak sangat berbeda ketika dilihat atau dicetak pada sistem/komputer lain.
Beda Sistem, Beda Tampilan
Perbedaan umum lainnya yaitu font sistem, yang mungkin berbeda pada sistem yang berbeda.Jika Anda membuat dokumen menggunakan satu font yang kebetulan diinstal pada komputer Anda, dan kemudian melihatnya di sistem lain di mana font tersebut tidak ada/tidak terinstall, semuanya akan terlihat berbeda. Word akan menggantikan sesuatu yang "mirip" dengan font yang Anda gunakan. Sayangnya, kata "mirip" disini tidak selalu hampir sama, dan bisa sangat jauh berbeda dari yang anda harapkan.
Solusinya: Konversi ke PDF
Versi Microsoft Word yang terbaru ataupun pengolah kata lainnya dapat menyimpan ke format PDF secara langsung (melalui menu "save as" ataupun "export"). Pembuatan PDF bertindak seperti "printer" digital. Antarmuka yang digunakan untuk menyimpan PDF sangat mirip dengan antarmuka yang digunakan untuk mencetak dokumen.
File PDF yang dihasilkan dapat dilihat di mana saja dengan software pembaca PDF dan harusnya dapat terlihat atau bahkan dicetak sama persis dengan PDF aslinya.
Beberapa software 3rd party Gratis yang bisa anda coba, apabila Ms Word anda tidak dapat mengubahnya ke PDF (klik untuk menuju ke situsnya):
Kelemahan PDF
PDF bukanlah format dokumen yang dirancang untuk diedit. Namun, bergantung pada kemampuan dokumen ataupun software pembaca PDF nya, mungkin bisa sampai batas tertentu, tetapi hal itu bukan merupakan tujuan dibuatnya PDF. Anggap saja PDF adalah format read-only (hanya bisa dibaca).Jika yang diperlukan adalah bertukar dokumen sehingga orang lain dapat mengedit dan membuat perubahan, maka format ".doc" dan ".docx" pada Ms. Word adalah format yang dibutuhkan. Namun, jangan berharap dokumen tersebut akan terlihat sama di tempat lain.
Kesimpulan
Gunakan alat yang tepat dalam sebuah pekerjaan (right tool for the right job).Saat berbagi dokumen jadi dengan orang lain, selalu gunakan PDF. Buatlah dokumen yang mana hasil tampilan pada PDF keluar seperti tampilan yang inginkan, lalu bagikan dengan teman anda.
Jika Anda perlu berbagi dokumen yang dapat diedit dalam format Word, ketahuilah bahwa dokumen itu mungkin tidak akan menampilkan atau mencetak sama persis di tempat lain.
______________
Author:
Notenboom, Leo. 2018. Why Does My Microsoft Word Document Display Differently on Different Computers?. askleo.com